Dienstfahrrad

Kosten- und Umweltvorteile nutzen und die Gesundheit von Mitarbeitenden fördern

Insbesondere in Großstädten, wo Straßen chronisch verstopft und Parkplätze knapp sind, freuen sich Mitarbeitende häufig mehr über ein schickes Dienstfahrrad als über den klassischen Dienstwagen. Hunderttausende Dienstfahrräder gibt es mittlerweile bundesweit. Tendenz: steigend.

Dienstfahrrad als Sympathieträger

Egal ob Dienstleister, Wartungs- und Lieferservice oder Handwerksbetrieb, der Weg zum Kunden geht über kurze Entfernungen mit dem Fahrrad oft schneller als mit dem Auto – und die zeitaufwändige Parkplatzsuche entfällt. Ihre werbewirksamen Logos können Unternehmen ganz einfach am Rahmen oder auf Transportkisten am Fahrrad platzieren.

Das Fuhrparkmanagement entdeckt zunehmend die Vorteile von Fahrrädern oder Lastenfahrrädern fürs Unternehmen:

deutlich niedrigere Anschaffungs-, Versicherungs- und Reparaturkosten als beim Auto
weniger Stellplatzbedarf
leicht zu kommunizierender, aktiver Beitrag des Unternehmens zum Umweltschutz
positive Wahrnehmung der Fahrräder im Unternehmensumfeld und bei den Kunden

Welche Fahrräder taugen als Dienstfahrrad?

Grundsätzlich eignet sich jedes Fahrrad – vom bequemen Cityrad, über Touren- und Mountainbikes, bis hin zu spritzigen Rennrädern. Alle Varianten können auch als E-Bike mit Hilfsmotor bis 25 Stundenkilometer gewählt werden. Wichtig: Schnelle E-Bikes, die bis zu 45 Stundenkilometer fahren können, gelten als Kraftfahrzeuge und werden deshalb steuerlich wie Dienstwagen behandelt. Außerdem erfordern sie eine spezielle Versicherung, Kennzeichen sowie einen Führerschein und müssen mit Helm gefahren werden.

Kaufen oder Leasen?

Bei der Anschaffung von Dienstfahrrädern gibt es zwei Möglichkeiten:

Kaufen: Das Unternehmen schafft die Fahrräder an, stellt sie seinen Mitarbeitenden zur Verfügung und schreibt die Kosten als Betriebsausgaben über sieben Jahre ab.

Leasing: Ähnlich wie bei Dienstwagen wird Leasing auch bei Dienstfahrrädern immer beliebter. Das liegt daran, dass es gerade für Mittelständler die tägliche Arbeit erleichtert, wenn spezialisierte Leasinganbieter die gesamte Organisation und Abwicklung übernehmen. Bewährt hat sich folgender Ablauf: Das Unternehmen schließt im ersten Schritt mit einem Anbieter, wie z. B. Businessbike, Company-Bike-Solutions, Eurorad, Jobrad, Lease-A-Bike oder Mein-Dienstrad, einen Leasingvertrag ab. Dieser läuft meist drei Jahre und enthält einen Versicherungsschutz gegen Diebstahl und Unfall. Auch ein Pannenhilfe-Service kann abgeschlossen werden. Die anfallenden Kosten werden als Betriebsausgaben verbucht.

Die Leasinganbieter arbeiten mit Vertragshändlern zusammen, bei denen sich die Beschäftigten im zweiten Schritt ihr Dienstfahrrad aussuchen können. Ein Überlassungsvertrag zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden oder ein Zusatz zum Arbeitsvertrag sollte die Nutzungsbedingungen für das Dienstfahrrad klären. Festgelegt werden sollte beispielsweise, ob das Fahrrad nur für berufliche Zwecke oder auch privat genutzt werden darf.

Wichtig: Nutzen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Kaufoption nach Ablauf des Leasingvertrages oder wird das Fahrrad auch privat genutzt, gilt dies als geldwerter Vorteil. Beim Kauf nach Laufzeitende müssen die Arbeitnehmer:innen müssen einen Restbetrag dann pauschal versteuern. Bei privater Nutzung bedeutet dies, das leicht höhere Sozialabgaben und Steuern anfallen, weil der Wert des Fahrrads steuerlich äquivalent zu einer Gehaltserhöhung betrachtet wird.

Dienstfahrrad als Motivationsschub und Mitarbeitermagnet

Mit einem Dienstfahrrad, das auch privat genutzt werden darf, können Mitarbeitende mit kurzem Weg zur Arbeit sogar ihr Auto zuhause stehen lassen. Ideal für entspanntes Rollen – sogar über etwas größere Entfernungen – sind Dienstfahrräder, die von einem Elektromotor unterstützt werden.

Dienstfahrrad: Eine telefonierende Frau fährt vor einem minimalistischen Hintergrund

Für Mittelständler hat es vor allem drei Vorteile, auf Diensträder zu setzen, die auch privat genutzt werden dürfen:

Mitarbeitende können damit stärker motiviert und an das Unternehmen gebunden werden.
Beim Werben um Auszubildende sowie um hoch qualifizierte Fachkräfte sammeln die Betriebe Pluspunkte, die günstig oder kostenfrei Diensträder anbieten und so umweltfreundliche Mobilität fördern.
Das Unternehmen baut sich in der Öffentlichkeit ein positives, innovatives und umweltbewusstes Image auf; das wiederum zieht neue Fachkräfte an, die sich mit den Unternehmenszielen identifizieren.

Hinzu kommen Vorteile, die sich erst auf den zweiten Blick erschließen:

Dienstfahrräder, die auch privat genutzt werden dürfen, fördern nachweislich die Gesundheit und Fitness der Belegschaft. Eine Untersuchung in den Niederlanden ergab: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die regelmäßig mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren, sind seltener krank. Sie versäumen durchschnittlich einen Arbeitstag weniger pro Jahr als die nicht fahrradfahrenden Kolleginnen und Kollegen.
Unternehmen, die Mitarbeitenden Dienstfahrräder überlassen, können Sozialabgaben sparen.

Gehaltssteigerung einmal anders

2012 wurde das Dienstwagenprivileg auf Fahrräder und E-Bikes erweitert. Seither können Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein steuerlich gefördertes Dienstrad zur Verfügung stellen. Da dieses auch privat genutzt werden darf, muss es als geldwerter Vorteil lohnversteuert werden. Zu Beginn griff die 1-Prozent-Regelung, das heißt, 1 Prozent des Listenpreises (unverbindliche Bruttopreis-Empfehlung des Händlers oder Herstellers) mussten versteuert werden. 2019 sank der Prozentsatz auf 0,5 Prozent und 2020 noch einmal auf 0,25 Prozent.

Das tägliche Pendeln mit dem Dienstfahrrad von und zur Arbeit darf in jedem Fall mit 30 Cent für jeden Entfernungskilometer in der privaten Steuererklärung angesetzt werden. Kann das Dienstrad am Arbeitsplatz kostenfrei geladen werden, so ist dies kein geldwerter Vorteil im Sinne des Einkommenssteuergesetzes und muss nicht versteuert werden. Diese Regelungen gelten bis 2030:

Dienstrad über Gehaltsumwandlung: Zieht der Arbeitgeber die monatliche Leasingrate vom Bruttogehalt ab, wird dies als geldwerter Vorteil mit 0,25 Prozent versteuert. Durch die Gehaltsumwandlung sinkt die Berechnungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherung.
Dienstrad als Gehaltsextra: Stellt der Arbeitgeber das Dienstfahrrad zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn, ist dies seit 2019 steuer- und sozialversicherungsfrei. Der geldwerte Vorteil wird mit 0 Prozent versteuert.