Die E-Rechnungspflicht ab 2025

Was KMU wissen müssen

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025 kommt eine entscheidende Neuerung auf Unternehmen zu. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes werden elektronische Rechnungen in Deutschland schrittweise zur Pflicht, um Verwaltungsaufwände zu reduzieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Wir erklären, was genau unter einer E-Rechnung zu verstehen ist, für wen die Pflicht gilt, welche Ausnahmen bestehen und welche Vorteile sie bietet.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist eine E-Rechnung?
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Erstellung und Versand von E-Rechnungen
Vorteile der E-Rechnung
Was passiert, wenn Unternehmen die E-Rechnungspflicht nicht einhalten?
ZUGFeRD und XRechnung – zwei E-Rechnungsformate im Vergleich
Empfang und Verarbeitung der E-Rechnung – geeignete Softwarelösungen
Fazit: Die E-Rechnung lohnt sich und baut Bürokratie in Unternehmen ab

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein strukturiertes digitales Dokument, das maschinenlesbar ist und dadurch automatisiert verarbeitet werden kann. Sie enthält die gleichen grundlegenden Informationen wie eine herkömmliche Rechnung, ist jedoch in einem maschinenlesbaren Format strukturiert. Die Angaben orientieren sich an den gesetzlichen Anforderungen und an den Standards der jeweiligen Formate (zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD).

Neben den typischen Informationen einer Rechnung zu Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Leistungsbeschreibung etc. gibt es zusätzliche Anforderungen an die E-Rechnung. Dazu gehören:

Formatbezogene Metadaten: Angaben zur Struktur der Datei (zum Beispiel XML-Spezifikation)
Referenznummern: Verweise auf Verträge, Rahmenvereinbarungen oder Lieferscheine
Leitweg-ID: Notwendig bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

Hintergrund: Das Wachstumschancengesetz

Das Wachstumschancengesetz zielt darauf ab, steuerliche Prozesse zu optimieren und Unternehmen durch den Abbau von Bürokratie zu entlasten. Mit der Einführung der E-Rechnung erhofft sich der Gesetzgeber Kosteneinsparungen und eine verbesserte Steuereffizienz.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft schrittweise alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, während das Versenden erst ab 2027 verpflichtend wird. Bis dahin bleibt das Ausstellen von Rechnungen in anderen Formaten weiterhin möglich.

Was ab 01.01.2025 für Unternehmen gilt:

Empfangspflicht ab Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Versandpflicht ab 2027 (für größere Unternehmen): Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
Vollständige Versandpflicht ab 2028: Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe.

Wichtig: Ausnahmen gelten für Kleinstbeträge bis 250 Euro sowie für bestimmte steuerfreie Leistungen. Rechnungen zwischen Privatpersonen oder in Bar abgewickelte Geschäfte sind ebenfalls von der Pflicht ausgenommen. Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung entwickeln sich stetig weiter, sodass zukünftige Änderungen dieser Ausnahmen möglich sind.

Praxisbeispiele

Empfang von E-Rechnungen

Ein fiktiver mittelständischer Lebensmittelhersteller namens Lebensmittelstand erhält im Januar 2025 eine Rechnung von einem Zulieferer für Verpackungsmaterialien. Der Zulieferer versendet die Rechnung als strukturierte E-Rechnung, die Lebensmittelstand empfangen und in sein System integrieren kann. Lebensmittelstand muss in der Lage sein, die E-Rechnung zu lesen und braucht ein elektronisches Postfach, in dem es die Rechnung elektronisch empfangen kann.

Versand von E-Rechnungen:

Das fiktive Maschinenbauunternehmen Mech-Bau mit einem Umsatz von 1,2 Millionen Euro stellt 2027 eine Produktionsanlage für einen Geschäftspartner her. Die Rechnung wird als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt, einem standardisierten digitalen Rechnungsformat. Diese wird dann über den sicheren Übertragungskanal PEPPOL verschickt, der eine schnelle und rechtskonforme Abwicklung garantiert.

Erstellung und Versand von E-Rechnungen

Die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen erfolgen in drei Schritten:

1. Erstellung: Spezielle Softwarelösungen erzeugen Rechnungen in E-Rechnungsformaten. Dabei sind in Deutschland die Hauptformate XRechnung und ZUGFeRD, da diese den Anforderungen der EN 16931 entsprechen.

2. Versand: Der Versand erfolgt elektronisch, zum Beispiel über die PEPPOL-Infrastruktur, die sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor immer häufiger genutzt wird. Alternativ können E-Rechnungen über EDI-Formate wie EDIFACT oder VDA ausgetauscht werden. Auch E-Mails mit strukturierten Datenanhängen können verwendet werden, sind jedoch hinsichtlich der Rechtssicherheit oft weniger geeignet. Die Wahl der Methode hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Branche und technischen Möglichkeiten ab. Um eine rechtssichere Übermittlung zu gewährleisten, sollten die E-Rechnungen authentifiziert, unverfälscht und maschinenlesbar sein.

3. Integration: Die Rechnungsdaten können direkt von Buchhaltungssystemen eingelesen werden.

Vorteile der E-Rechnung

Icon, dass das Sinken der Fehlerquote durch die E-Rechnungspflicht symbolisiert

Sinken der Fehlerquote durch die standardisierten und sicheren Dateiformate.

Icon, dass mit einem Blatt symbolisiert, dass E-Rechnungen ressourcenschonend sind und deshalb die E-Rechnungspflicht 2025 Sinn ergibt

Ressourcenschonend durch Verzicht auf papierbasierte Prozesse.

Transparenz durch die E-Rechnungspflicht symbolisiert durch eine Lupen-Icon

Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsabläufe wird verbessert

Mit spezifischer Software zum Auslesen der E-Rechnung können Beträge automatisiert nachgerechnet und überprüft werden. Dasselbe gilt für Angaben zur Steuer, zur Kontonummer und anderen Angaben, die aus der Datei nun automatisch ausgelesen und in die eigene digitale Buchhaltung nahtlos übertragen werden können – meist mit nur wenigen Klicks.

Was passiert, wenn Unternehmen die E-Rechnungspflicht nicht einhalten?

Wer sich nicht an die E-Rechnungspflicht hält, riskiert verschiedene Konsequenzen. Verstöße können durch das FInanzamt mit Bußgeldern bis zu 5.000 Euro sanktioniert werden. Nicht gesetzeskonforme Rechnungen können als ungültig angesehen werden, was rechtliche Probleme nach sich ziehen kann. Zudem besteht das Risiko von Zahlungsverzögerungen, da Rechnungen in unzulässigen Formaten möglicherweise nicht akzeptiert werden, was den Zahlungsfluss erheblich beeinträchtigen kann.

ZUGFeRD und XRechnung – zwei E-Rechnungsformate im Vergleich

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das in Deutschland entwickelt wurde. Es kombiniert maschinenlesbare Daten mit einer menschenlesbaren Darstellung und erleichtert dadurch die Verarbeitung und Prüfung von Rechnungen.

Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde (B2G = Business to Government). Es erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und ist das bevorzugte Format für den Austausch von E-Rechnungen mit Behörden.

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Zweck	Für den Einsatz in B2B- und B2G-Bereichen geeignet	Speziell für den öffentlichen Sektor (B2G) entwickelt
Struktur	Hybridformat: Kombination aus PDF/A-3 (lesbar) und XML (maschinenlesbar)	Rein maschinenlesbar im XML-Format
Kompatibilität	Lesbar für Menschen und Software; ideal für Unternehmen, die schrittweise auf E-Rechnungen umstellen möchten	Ausschließlich für automatisierte Prozesse geeignet; keine visuelle Darstellung
Datensicherheit	Enthält sowohl Rechnungsdaten als auch menschenlesbare Inhalte	Beschränkt sich auf notwendige Rechnungsdaten; erhöhte Datensicherheit durch Vermeidung zusätzlicher Inhalte
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben	Konform mit der europäischen Norm EN 16931, jedoch keine Pflicht für öffentliche Aufträge in Deutschland	Entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und des E-Rechnungsgesetzes; Pflicht für Behörden
Einsatzbereich	Flexibel für Geschäfts- und Behördenkontakte	Vorgeschrieben für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland seit 2020

Empfang und Verarbeitung der E-Rechnung – geeignete Softwarelösungen

KMU und Mittelständler können E-Rechnungen meist direkt in ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware einspielen. Beispiele für unterschiedliche Unternehmensgrößen und -branchen:

DATEV: Der Standard für Steuerberater und Buchhalter in Unternehmen hat bereits eine Integration von E-Rechnungen.

Lexware Office: Dieser Anbieter bietet vor allem für kleinere Unternehmen eine nutzerfreundliche Buchhaltungssoftware an, die ab Januar 2025 E-Rechnungen nahtlos integriert.

Branchenspezifische Lösungen: Bau- oder Handwerkssoftware wie pds bieten häufig integrierte E-Rechnungsfunktionen.

Unternehmen, die derzeit über keine digitale Buchhaltungssoftware verfügen, können auf kostenlose Tools zurückgreifen, wie zum Beispiel:

PDF24: Ein kostenloser Generator für E-Rechnungen, der Formate wie XRechnung unterstützt.

QUBA Viewer: Ein kostenfreies Tool zur Anzeige und Überprüfung von E-Rechnungen.

Gut zu wissen: Die Übertragung und Speicherung von Rechnungen müssen hohe Datenschutzstandards erfüllen. Verschlüsselte Übertragungswege und die Einhaltung der DSGVO sind dabei essenziell. Bei zertifizierten Anbietern von E-Rechnungslösungen können Sie sicher sein, dass diese Anforderungen zuverlässig eingehalten werden.

Fazit: Die E-Rechnung lohnt sich und baut Bürokratie in Unternehmen ab

Die E-Rechnungspflicht ist eine bedeutende Veränderung für den Mittelstand und bringt erhebliche Vorteile wie Kostenersparnis und Effizienzsteigerung mit sich. Der initiale Aufwand besteht hauptsächlich in der Umstellung auf geeignete Softwarelösungen und der Integration in die bestehende Buchhaltungsstruktur. Kostenlose Tools wie PDF24 und der QUBA-Viewer können dabei erste Schritte erleichtern. Durch die rechtzeitige Anpassung an die neuen Vorgaben lässt sich der Übergang in die digitale Buchhaltung erfolgreich gestalten.