Lade- & Tankkarten für Mitarbeitende

Vorteile für Unternehmen

An der Tankstelle oder Ladesäule zur Tank- bzw. Ladekarte zu greifen, bringt viele Vorteile mit sich – und das nicht nur für Mitarbeiter:innen. Kleine und mittelständische Unternehmen können wertvolle Ressourcen einsparen, da Tankkarten (für Verbrenner) oder Ladekarten (für E-Autos) den administrativen Aufwand erheblich reduzieren und gegebenenfalls indirekt attraktive Steuervorteile möglich machen.

In diesem Artikel lesen Sie, welche Möglichkeiten Ihnen Tankkarten für Mitarbeitende eröffnet und in welchen Fällen sich das System besonders für Sie und Ihr Unternehmen lohnt.

Inhaltsverzeichnis:

Wie funktionieren Tankkarten für Mitarbeiter:innen?
Was ist der Unterschied zwischen Tank- und Ladekarten?
Vorteile von Tank- und Ladekarten für KMU
Dienstwagen mit Tank- und Ladekarte: Steuerliche Aspekte
Fazit: Tank- und Ladekarten sparen Zeit & Kosten für KMU

Wie funktionieren Tankkarten für Mitarbeiter:innen?

Eine Tankkarte ermöglicht das bargeldlose Zahlen an einer Tankstelle – analog zur Kreditkarte. Die Kosten werden nicht vom eigenen Konto des Mitarbeitenden oder der firmeneigenen Kreditkarte abgezogen. Stattdessen kommt hierfür das Unternehmen auf. Dadurch müssen auch keine Belege gesammelt und eingereicht werden, da über die Tankkarte die Abrechnungen automatisch erfolgen und online einsehbar sind.

So werden die Kosten bei Tankkarten für Mitarbeitende abgerechnet

Tankkarten werden bei den entsprechenden Anbietern meistens gegen eine monatliche Gebühr (wie ein Abonnement) eingekauft. Daraufhin steht pro Karte ein gewisses Budget zur Verfügung - dieses kann bei bestimmten Anbietern auch individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens bzw. der Mitarbeitenden angepasst werden. Wie bei einer Kredit- oder Debitkarte werden dann die tatsächlichen Kosten vom hinterlegten Firmenkonto abgebucht.

Einige Anbieter ermöglichen es, mit ihren Karten weitere Kosten, zum Beispiel Autowäschen, Mautgebühren oder Reparaturen zu bezahlen. Das erleichtert weitere Abrechnungsprozesse im Unternehmen. Außerdem bieten manche Dienstleister auch Rabatte auf den Literpreis für Verbrenner an, was wiederum die Betriebsausgaben senken kann.

Was ist der Unterschied zwischen Tank- und Ladekarten?

Ladekarten funktionieren analog zu Tankkarten: Mit diesen können Mitarbeitende ihre Dienstwagen mit Elektro- oder Hybrid-Antrieb aufladen. Die geladenen Kilowattstunden werden wie eine Tankfüllung verrechnet und vom Firmenkonto abgebucht.

Gut zu wissen: Da immer mehr Unternehmen auf E-Mobilität umsteigen, gibt es mittlerweile kombinierte Tank- und Ladekarten. So kann mit ein- und derselben Karte sowohl Sprit getankt als auch Strom geladen werden – das erweist sich gerade bei einer gemischten Flotte von Vorteil.

So funktionieren Ladekarten für E-Dienstwagen

Sowohl aus ökologischer als auch ökonomischer Sicht kann sich der Umstieg auf E-Mobilität für KMU durchaus lohnen: Die eigenen Emissionen werden gesenkt und dadurch die CO₂-Bilanz verbessert. Für Unternehmen, die entweder bereits auf E-Mobilität umgestiegen sind oder es noch vorhaben, ersetzen Ladekarten die klassischen Tankkarten. Das Prinzip bleibt gleich: Über die Ladekarten (manchmal auch “Keys” genannt) wird der geladene Strom über die gewählte Abrechnungsmethode entrichtet – z.B. pro Kilowattstunden, Minuten oder Sitzung.

Beispiel: Vattenfall InCharge App und Ladekarte für Mitarbeitende

Nutzen Sie die Vattenfall InCharge App und Ladekarte an einer InCharge Ladestation, zahlen Sie den Strom pro Kilowattstunde.

Wenn Sie z.B. 20 kWh an einer Ladestation mit einem Preis von 0,47 ct/kWh aufladen, ergibt sich daraus:

20 kWh x 0,47 €/kWh = 9,40 €

Mit Vattenfall InCharge können Sie sowohl mit Ladekarte als auch direkt über die App europaweit an über 100.000 Ladestation Ihren E-Dienstwagen laden. Das My InCharge Portal ermöglicht Unternehmen dabei eine praktische Übersicht aller Vorgänge und Karten. Alle Informationen hierzu finden Sie bei Vattenfall InCharge.

Zu Vattenfall InCharge

Vorteile von Tank- und Ladekarten für KMU

Auf den ersten Blick können die Auswahl, Einrichtung und Gebühren für die Tank- und/oder Ladekarten wie Mehraufwand wirken. Aber langfristig ergeben sich daraus gerade für kleine und mittelständische Unternehmen Potenziale. Einige davon stellen wir Ihnen nachfolgend vor:

Vereinfachte Buchhaltung

Ob Mietwagen oder große Unternehmensflotte: Statt mühsam Belege zu sammeln und aufwendig Reisekosten zu erstatten, werden der genutzte Kraftstoff oder die geladenen Kilowattstunden direkt vom Firmenkonto abgebucht. Zusätzlich sind alle Abrechnungen an einem Ort verfügbar und so jederzeit einsehbar. Das macht es für die zuständige Buchhaltung und Steuerkanzlei besonders einfach, die Kosten als Ausgaben zu verbuchen – je nach Anbieter können die Daten auch direkt ins entsprechende System importiert werden.

Kostenüberblick

Durch Tank- und Ladekarten können Unternehmen jederzeit ihre Ausgaben im Blick behalten. Teilen sich beispielsweise mehrere Mitarbeitende einen firmeneigenen Geschäftswagen, erweist sich die Karte als besonders praktisch. So werden mögliche Konflikte über den genauen Verbrauch und die entsprechende Erstattung pro Person vermieden – und auch hier die Buchhaltung entlastet.

Sparpotenziale erkennen

Dank eines Tankkarten-Systems sind zu jedem Zeitpunkt alle Ausgaben für Strom oder Kraftstoff ersichtlich. Das eröffnet viele Möglichkeiten zur Optimierung: Werden zum Beispiel nicht alle zur Verfügung gestellten Dienstwagen genutzt, kann die Flotte reduziert werden. Zeigt sich, dass die Verbrenner weitaus mehr Kosten verursachen, erweist sich der Umstieg auf eine E-Flotte langfristig als Ersparnis. Und werden die Daten sofort genutzt, um den CO₂-Verbrauch zu bestimmen, kann die firmeneigene Bilanz entsprechend optimiert werden.

Missbrauch vorbeugen

Stehen die Tank- oder Stromkosten in keiner Relation zu den gefahrenen Strecken, kann dies durch die Online-Ansicht der Abrechnungen unkompliziert geprüft werden. Gerade bei regelmäßigen Fahrer:innen können sich persönlich ausgestellte Karten lohnen, um den jeweiligen Fahrzeugen entsprechend Fahrleistung und Verbrauch zu kontrollieren.

Steuerliche Vorteile

Wer im Unternehmen Tank- und Ladekarten nutzt, greift womöglich auf einen Dienstwagen zurück. Wird das Auto auch privat gefahren, ergibt sich ein geldwerter Vorteil. Dieser wird versteuert – entweder nach einer Pauschale oder exakter Abrechnung. Hierbei können Tank- oder Ladekarten helfen, zu erkennen, welcher Weg sich eher lohnt (in Bezug auf den Verbrauch für die private Nutzung).

Gut zu wissen: Tankkarten für Mitarbeitende eines Unternehmens werden - je nach Anbieter – auch schon ab einem Fahrzeug ausgestellt. So können auch kleine Unternehmen, Solo-Selbstständige oder Freiberufler:innen von den zahlreichen Vorteilen profitieren.

Benefit für Mitarbeitende: Tank- und Ladekarten sind bis 50 Euro steuerfrei

In Zeiten des Fachkräftemangels sind sinnvolle und nützliche Benefits wichtiger denn je – eine Möglichkeit bietet die Tank- oder Ladekarte. Da es sich hierbei um einen Sachbezug handelt, ist dieser mit bis zu 50 Euro pro Monat von der Steuer befreit. Das bedeutet: Weder Unternehmen noch Mitarbeitende zahlen auf Tank- und Ladekarten (bei maximal 50 Euro monatlich) Steuern.

Statt einer kleinen Brutto-Gehaltserhöhung, die sich netto kaum bemerkbar macht, können KMU ihren Mitarbeitenden mit den 50 Euro zum Tanken oder Aufladen ihres Autos einen Mehrwert bieten. Ob einmalig oder monatlich, kann sich ein Plus von bis zu 600 Euro pro Jahr ergeben – und das steuerfrei. Übrigens: Es gibt Karten, die gleichzeitig für andere Zwecke (z.B. Fitnessstudio) verwendet werden können - so profitieren Mitarbeiter:innen ohne Auto ebenfalls von dem steuerfreien Benefit.

Wichtig: Die monatlichen Tankguthaben können jedoch nicht angesammelt werden. Stattdessen müssen die 50 Euro im ausgestellten Monat aufgebraucht werden. Sollte die Freigrenze überschritten werden, muss sofort der gesamte Sachbezug steuerlich geltend gemacht werden (z.B. schon ab 51 Euro).

Dienstwagen mit Tank- und Ladekarte: Steuerliche Aspekte

Egal ob Verbrenner oder E-Auto, ob Tank- oder Ladekarte: Sobald es um einen Dienstwagen geht, müssen die genauen Nutzungszwecke geprüft werden, um die Steuerfrage zu klären. Je nach Fall greifen unterschiedliche Möglichkeiten für die Abrechnung.

Geldwerter Vorteil beim privat genutzten Dienstwagen

Wird der Dienstwagen privat genutzt, entsteht ein sogenannter geldwerter Vorteil. Dieser muss mit dem Gehalt verrechnet werden. Hierfür greifen entweder Pauschalen oder es wird genau abgerechnet.

1 %-Regel bei Verbrennern: Es werden jeden Monat pauschal 1 % des Bruttolistenpreises zusätzlich zum Bruttolohn versteuert
0,25 % bei E-Autos und 0,5 % Plug-In-Hybriden (unter bestimmten Voraussetzungen): Es werden jeden Monat pauschal 0,25 % oder 0,5 % des Bruttolistenpreises (bis 70.000 Euro) zusätzlich zum Bruttolohn versteuert
Abrechnung über Fahrtenbuch: Alle Fahrten werden im Detail protokolliert für eine präzise Abrechnung (sowohl für Verbrenner als auch E-Dienstwagen)

Gut zu wissen: Ob exakt abgerechnet wird oder die Pauschalen attraktiver sind, hängt vom Anteil der privaten Nutzung ab. Die Lade- oder Tankkarte kann dabei helfen, diesen genau zu erfassen. Liegt die private Nutzung kostentechnisch unter den etwaigen Pauschalen, lohnt sich die genaue Abrechnung. Alle Informationen zu den Steuervorteilen eines E-Dienstwagens können Sie hier im Detail nachlesen.

Mit Tankkarte Dienstwagen auftanken: Abrechnung und Steuerfrage

Wenn Arbeitnehmende mit dem Dienstwagen geschäftlich unterwegs sind, ist die Lage klar: Sie tanken (bei Verbrennern) oder laden (bei E-Autos oder Hybriden) mit der Tank- oder Ladekarte des Unternehmens. Doch wie verhält es sich bei der privaten Nutzung? Das regelt jedes Unternehmen individuell. Demnach zählt das Auftanken oder –laden über die entsprechenden Karten weiterhin als Betriebsausgabe, die entsprechend steuerlich verrechnet wird.

E-Dienstwagen aufladen: Verschiedene Möglichkeiten

Ein Verbrenner kann typischerweise nur an Tankstellen aufgetankt werden. Doch beim E-Dienstwagen gibt es verschiedene Lademöglichkeiten, die auf unterschiedliche Weise abgerechnet und auch steuerlich anders behandelt werden müssen.

Firmenwagen zuhause an einer Wallbox laden: Hier greifen steuerfreie Monatspauschalen oder die Kosten werden exakt ermittelt und erstattet.
Unterwegs laden an einer Ladesäule: Mit der Ladekarte behalten Unternehmen die Kosten im Blick und können diese als Betriebsausgaben geltend machen.
Am Betriebsstandort laden (sofern Infrastruktur vorhanden): Können Mitarbeitende ihre E- oder Hybrid-Autos (privat oder dienstlich) an der Wallbox am Betriebsstandort kostenlos oder verbilligt laden, ist dies komplett steuerfrei – jedoch nur, wenn die Leistung zusätzlich zum Arbeitslohn erfolgt. Die Befreiung gilt voraussichtlich bis 2030.

Gut zu wissen: Manche Unternehmen unterstützen Dienstwagenfahrende bei den Kosten für Kauf und Installation einer Wallbox zu Hause. In diesem Fall entsteht ein geldwerter Vorteil, der pauschal mit 25 % versteuert wird. Bleibt die installierte Wallbox allerdings Firmeneigentum, ist eine vollständige Steuerbefreiung möglich.

Fazit: Tank- und Ladekarten sparen Zeit und Kosten für KMU

Ob Solo-Selbstständige, Start-Ups oder seit Generationen geführte Mittelständler: Tankkarten lohnen sich meistens schon ab einem gewerblich genutzten Fahrzeug. Sie erlösen die Buchhaltung vom lästigen Papierkram, ermöglichen es, zu jedem Zeitpunkt die Ausgaben zu überprüfen und können durch entsprechende Optimierungen sogar helfen, die CO2-Bilanz des Unternehmens zu verbessern. Mit dem Einzug der Elektromobilität sind auch 2-in-1-Lösungen inzwischen gängig: Tank- und Ladekarten in Einem. Gerade bei E-Dienstwagen gibt es viele Möglichkeiten, Ladekosten detailliert abzurechnen und so von steuerlichen Vorteilen zu profitieren. In allen Fällen sparen Tank- und Ladekarten wertvolle Ressourcen des Unternehmens und können zum Beispiel durch die 50 Euro-Freigrenze erheblich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden beitragen – ein Win-Win für alle.